Eine gute Planung eines Elterngesprächs beginnt bei der Terminabsprache: Bieten Sie geeignete Sprechzeiten an und legen Sie einen angemessenen zeitlichen Rahmen fest, der den Gesprächspartnern vorab mitgeteilt werden sollte. 

Das Gespräch selbst lässt sich in die folgenden 4 Phasen unterteilen: 

1.    Begrüßungsphase   
Hier geht es vor allem darum, ein positives Gesprächsklima zu schaffen. Mit einer freundlichen Begrüßung und ein wenig Smalltalk können Sie hier viel erreichen.  

2.    Klärungsphase 
Den Gesprächsablauf sollten Sie gleich zu Beginn mit den Eltern abstimmen: Haben Sie zum Gespräch eingeladen, teilen Sie mit, was der Anlass ist, welches Ziel Sie erreichen möchten und wie sie es angehen möchten. Klären Sie auch, was die Eltern von dem Gespräch erwarten.   

3.    Analysephase 
In dieser Phase geht es darum, dem Problem und seinen Ursachen auf den Grund zu gehen. Legen Sie Ihre Einschätzung dar und erfragen Sie auch die Sicht der Eltern. Sammeln Sie gemeinsam Lösungsvorschläge.   

4.    Ergebnisphase  
In dieser abschließenden Phase treffen Sie gemeinsame Vereinbarungen, die zur Lösung des Problems beitragen sollen. Fassen Sie die Beschlüsse am Gesprächsende noch einmal zusammen und halten Sie die Ergebnisse in einem Protokoll fest.